Privacybeleid

Gymnastiekvereniging DOS ‘s-Gravendeel, later DOS, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. DOS houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als DOS zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Verenigingsleden

Persoonsgegevens van Verenigingsleden worden door DOS verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het bijhouden van de ledenadministratie;
  • Het incasseren van de contributie;
  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het inschrijfformulier inclusief toestemming voor doorlopende machtiging.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan DOS de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voorletters en achternaam;
  • Geslacht;
  • Roepnaam;
  • Telefoonnummer;
  • Adres;
  • Geboortedatum;
  • Postcode;
  • Woonplaats;
  • E-mailadres;
  • IBAN.

Uw persoonsgegevens worden door DOS opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Vrijwilligers (bestuur/leiding)

Persoonsgegevens van Vrijwilligers worden door DOS verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het bijhouden van de ledenadministratie;
  • Het uitbetalen van vergoedingen;
  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge/schriftelijke toestemming.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan DOS de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voorletters en achternaam;
  • Geslacht;
  • Roepnaam;
  • Telefoonnummer;
  • Adres;
  • Geboortedatum;
  • Postcode;
  • Woonplaats;
  • E-mailadres;
  • IBAN

Uw persoonsgegevens worden door DOS opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

DOS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens DOS van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Beeldmateriaal

Op onze website en op sociale media laten we leden en andere belangstellenden met behulp van beeldmateriaal (foto’s, video’s) zien waar we bij de DOS mee bezig zijn. Zo staan er foto’s en video’s op de website, in de nieuwsbrief, op Facebook, Instagram en gebruiken we beeldmateriaal in folders en bij evenementen. Opnames worden gemaakt tijdens verschillende gelegenheden, bijvoorbeeld tijdens lessen en trainingen, voorstellingen, wedstrijden en andere evenementen. Hiervoor gebruiken we regelmatig beeldmateriaal waarop leden en medewerkers herkenbaar in beeld zijn.

We gaan zorgvuldig om met dit beeldmateriaal, plaatsen het niet onnodig en plaatsen nooit iets waarvan leden of medewerkers schade kunnen ondervinden. De nieuwe privacywet (AVG) vereist dat wij toestemming vragen voor het gebruik van beeldmateriaal aan ouders van leden jonger dan 16 jaar, en aan leden en medewerkers zelf vanaf 16 jaar. Wij doen dit door een extra regel op het inschrijfformulier toe te voegen voor nieuwe leden, waarmee toestemming kan worden gegeven of geweigerd. Bestaande leden en ouders informeren we via de nieuwsbrief. We geven iedereen de mogelijkheid om schriftelijk (via de mail) bezwaar te maken tegen het gebruik van beeldmateriaal. Beeldmateriaal van leden of medewerkers die daar bezwaar tegen hebben, zullen we verwijderen van openbare plaatsen (website, sociale media) voor zover mogelijk, en vernietigen.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Gymnastiekvereniging DOS ‘s-Gravendeel
secretaris@gymdos.nl
www.gymdos.nl